Voittava mieli – Tietosuojaseloste

Keräämme ja käsittelemme tietoja ainoastaan etukäteen määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Pääsääntöisesti keräämme tiedot käyttäjältä itseltään sovelluksen rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös sovelluksen käytön yhteydessä automaattisesti.

Käsittelemämme tiedot ovat:

Käsittelemme tietoja ainoastaan ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja vain siinä määrin kuin käsittely on tarpeellista:

• Psyykkisen harjoittelusovelluksen tarjoaminen ja ylläpitäminen urheilijoille ja valmentajille
• Asiakassuhteen ylläpitoon ja kehitykseen
• Valmentaja-urheilija -yhteyksien hallintaan ja tietojen jakamiseen heidän suostumuksellaan
• Yhteydenpitoon ja markkinointiviestintään (mukaan lukien sähköpostimarkkinointi ActiveCampaign-palvelun kautta)
• Tilausten ja maksujen hallintaan (Stripe-maksupalvelu)
• Sovelluksen käytettävyyden ja toimivuuden varmistamiseen sekä väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen
• Tekoälypohjaisen psyykkisen valmentajan toiminnan mahdollistamiseen
• Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteita kuten kirjanpitolainsäädäntöä
• Palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen

Käsittelemme henkilötietoja aina niin, että noudatamme voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntää sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Varmistamme, että meillä on laissa säädetty oikeusperuste käsitellä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:

• Sopimus: Tilaussopimuksen täyttäminen ja palveluiden tarjoaminen
• Suostumus: Käyttäjän antama suostumus markkinointiviestintään ja tietojen jakamiseen valmentajan kanssa
• Lakisääteinen velvoite: Kirjanpito- ja muut lakisääteiset velvoitteet
• Oikeutettu etu: Asiakassuhteen ylläpito ja palveluiden kehittäminen

Käsittelemme tietoja ainoastaan siinä laajuudessa ja niin kauan kuin käsittelylle on olemassa laista johtuvat perusteet tai käsittely on muutoin tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Olemme sitoutuneet tuhoamaan tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot asianmukaisesti.

Säilytämme tietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista etukäteen määritellyn käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Harjoittelutiedot (päiväkirjamerkinnät, viikkokoosteet, kisapäiväkirjat, Pressure Plan) säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa. Tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen myös pidempään, mikäli voimassaoleva lainsäädäntö edellyttää (esim. kirjanpitolainsäädännön mukainen säilytysaika).

Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan henkilöltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä henkilö ilmoittaa meille. Sinulla on aina oikeus tarkastaa sinua koskevat tiedot ja tarvittaessa vaatia tietojen korjaamista tai poistamista.

Pääsääntöisesti tietoja käsittelevät Huippumoodi Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus ja tarvittavat käyttäjätunnukset tietojen käsittelyyn. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannostamme etukäteen sovittujen ohjeiden ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Tällaisia palveluita ovat:

• Base44: Sovelluksen taustajärjestelmä, tietokanta ja isännöinti
• Stripe: Maksujen käsittely ja tilausten hallinta
• ActiveCampaign: Sähköpostimarkkinointi ja asiakkuudenhallinta
• Google (AI/LLM-palvelut): Tekoälypohjaisen psyykkisen valmentajan toiminnallisuus
• Muut sähköposti-, pilvi- ja analytiikkapalvelut

Varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät tietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaan ja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Lähtökohtaisesti emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yritys- tai liiketoimintakaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä.

Valmentaja-urheilija -suhteessa urheilija voi erikseen myöntää luvan tietojensa (päiväkirja, kisapäiväkirja, viikkokooste, kausitavoitteet, kilpailukalenteri, päivän fiilis, oivallukset, Pressure Plan) jakamiseen valmentajalleen. Tämä tietojen jakaminen perustuu urheilijan suostumukseen, ja urheilija voi milloin tahansa perua luvan.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja, mikäli arvioimme että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröityjen tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

Tietyissä tilanteissa tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvi-, sähköposti-, maksu- ja tekoälypalveluista sijaitsee EU:n ulkopuolella kuten Yhdysvalloissa. Varmistamme aina, että tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein, esimerkiksi EU:n komission päätöksellä hyväksyttyjen suojakehysten (Data Privacy Framework) tai sopimusten mukaisesti.

Rekistereitä ylläpidetään asianmukaisesti suojatuilla palvelimilla. Suojauksiin kuuluu muun muassa palomuurit, pääsyhallinta ja kulunvalvonta sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka mahdollistavat tallennettuun tietoon pääsyn vain Huippumoodi Oy:n työntekijöille sekä sopimussuhteessa oleville palveluntarjoajille. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä koskee myös vaitiolovelvollisuus.

Mahdollisissa tietovuototapauksissa olemme viipymättä yhteydessä sinuun ja muihin asiakkaisiimme sekä ilmoitamme asian asianmukaisille viranomaisille.

Rekisteröitynä sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa oikeus:

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos olet sitä mieltä, ettemme ole noudattaneet soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeudet ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@huippumoodi.fi. Pyydämme sinua mainitsemaan nimesi ja sähköpostiosoitteesi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Huomaathan, että voimme evätä pyyntösi lainsäädännössä säädetyllä perusteella.

Käytämme sovelluksessamme evästeitä (cookies) ja muita vastaavia seurantatekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta eivätkä ne voi sisältää mitään haittaohjelmia tai viruksia. Evästeet sisältävät anonyymin, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme arvioida sovelluksen tavoitettavuutta ja tunnistaa palaavat käyttäjät.

Osa evästeistä on "ensimmäisen osapuolen" evästeitä, jotka ovat Huippumoodin asettamia ja liittyvät siihen sivustoon, jolla henkilö vierailee. Enimmäkseen ne mahdollistavat sivuston toiminnallisuuden ja antavat tietoa siitä, kuinka henkilöt käyttävät sivustoa, jotta sovellusta voidaan kehittää. Osa evästeistä on puolestaan "kolmannen osapuolen" eli Huippumoodin ulkopuolisten tahojen evästeitä, jotka kuuluvat markkinointi- tai analytiikkapalveluita tarjoaville tahoille.

Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan näiden omia tietosuojaselosteita ja käyttöehtoja, eikä Huippumoodi Oy vastaa näiden toimijoiden harjoittamasta tietojen keräämisestä tai käsittelystä.

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii: